Новости

Как технически настроить удаленную работу?
23
03
2020

Как технически настроить удаленную работу?

Пришло время разобраться, какой инструментарий нам понадобится для поддержки такой распределенной работы и, если он еще отсутствует, внедрить его.

Ранее мы определили группы сотрудников, которые могут перейти на удаленную работу, и тех, кто останется на рабочих местах. Также мы знаем, какие рабочие процессы связывают нашу, теперь уже распределенную команду (если вы не знаете, как взаимодействуют ваши сотрудники, у вас прекрасная возможность построить процессы и сделать компанию лучше).

Пришло время разобраться, какой инструментарий нам понадобится для поддержки такой распределенной работы и, если он еще отсутствует, внедрить его. Рассмотрим по порядку вопросы, которые нам предстоит решить. Нам необходимо обеспечить физическую возможность работать, единое коммуникационное пространство, средства проводить встречи/совещания, работать с общими документами, получать доступ к внутренним информационным системам, управлять задачами и эффективностью сотрудников. И при этом обеспечить информационную и экономическую безопасность.

1. Оборудование
Базовый пункт - удаленные сотрудники должны иметь возможность работать. Если ваша компания закупает для сотрудников ноутбуки, с этим проблем возникнуть не должно. Обратите внимание на вопрос учета, порядка выноса оргтехники и информационной безопасности. Эти темы освещены в следующих документах. Если у вас стационарные компьютеры, то убедитесь, что у сотрудников на домашних компьютерах есть камера, наушники и микрофон.

Для тех, у кого нет - купите, это недорого. Важно попросить сотрудников организовать изолированное рабочее пространство на личном компьютере. Вне зависимости от производителя и ОС для рабочих нужд необходимо создать отдельную учетную запись. Третий вариант - организовывать удаленный доступ к рабочим компьютерам.

2. Коммуникации
Сотрудники должны иметь возможность узнать контакт любого другого сотрудника и гарантированно связаться с ним. Вам нужны база контактов, почта и мессенджер. Если почты нет — заведите на «Яндексе». Контакты и мессенджеры взаимосвязаны. Если у вас есть корпоративный портал и мессенджер, двигайтесь к следующему пункту. Если нет - установите Slack.

Не пугайтесь английского языка, сотрудникам знать его не обязательно. Создайте пространство и разошлите сотрудникам ссылку и инструкцию о том, как работать в Slack и настроить профили. В результате вы должны получить установленные приложения у всех сотрудников, заполненные профили, возможность найти и связаться каждому с каждым, общее пространство для информирования, организованные рабочие группы. И этим инструментом пользоваться не сложнее, чем Telegram или WhatsApp. Но, в отличие от них,
вам не надо иметь в записной книжке контакты всех сотрудников, и вы можете использовать общие каналы не только те, куда вас уже добавили. Slack - инструмент для работы. Он бесплатен и в своей базовой бесплатной форме сохраняет 10 тысяч последних сообщений. Это не настолько принципиальное ограничение на этом этапе.

3. Хранение общих документов
Если у вас есть корпоративное хранилище, то ваша задача обеспечить доступ - смотрите ниже про VPN. Если до этого момента вы не имели общего хранилища и только пересылали файлы по почте, пришло время его завести. Это сделает работу продуктивнее и сэкономит много времени. Вы сможете совместно редактировать документы или пересылать на них ссылки в корпоративном мессенджере (который у вас уже есть). Мы советуем «Яндекс.Диск» для бизнеса, Google.Drive для бизнеса или Microsoft OneDrive. Для работы с ними IT-отдел также должен составить регламент и распространить его в корпоративном чате.

4. Встречи и совещания
Распределенная команда оставляет единственный способ общения - аудио и/или видео конференции. Камеры, наушники и микрофон как раз и пригодятся. Если на предыдущем шаге вы остановились на Slack, то можете использовать встроенные в него средства групповых звонков. Обратите внимание на:
  • Zoom – один из самых популярных инструментов для проведения видеоконференций, поскольку он интуитивно понятен и прост в использовании. Из-за его популярности и того, что организации работают удаленно, на серверах Zoom может возникнуть нагрузка, поэтому неплохо иметь план резервного копирования с Google и Microsoft в вашей организации. В рамках бесплатного уровня у вас есть доступ к проведению видеоконференций продолжительностью до 40 минут с участием до 100 участников, но в последнее время мы заметили, что Zoom позволяет пропустить его, как только вы достигнете ограничения по времени.
  • Google Hangouts Meet – если вы используете Google Диск в составе подписки G-Suite, у вас есть доступ к Google Hangouts Meet. Google предлагает бесплатный доступ (до 1 июля 2020 г.) к расширенным функциям Hangouts Meet, таким как: проведение видеоконференций с участием до 250 участников, прямая трансляция с участием до 100 000 зрителей, а также запись и сохранение встреч в Google Drive.
  • Microsoft Teams – подобно Google, Microsoft предлагает бесплатный доступ к командам Microsoft с участием до 250 участников видеоконференций и потоковых трансляций до 10 000 зрителей. Регистрация не так проста, и этот вариант для тех, кто глубоко интегрировал продукты Microsoft. 
5. Доступ к внутренним информационным системам
Такой доступ необходим для отдельных категорий сотрудников, например, для финансистов. Им необходимо взаимодействовать с корпоративными системами, которые «живут» только во внутреннем периметре и, как правило, содержат в себе критически важную информацию.
Обеспечить доступ к таким системам и не создать дополнительных рисков можно, настроив VPN между внутренним периметром и компьютерами удаленно работающих сотрудников. Не лишним будет также настроить двухфакторную аутентификацию, когда помимо пароля для авторизации пользователю необходимо ввести код, высланный ему по СМС или корпоративной почте, сгенерированный специальным приложением, или с помощью аппаратного ключа. Настройка VPN, как правило, сильно зависит от инфраструктуры организации и тут вам не обойтись без помощи системного администратора.

В простых случаях для доступа сотрудников к рабочим компьютерам извне поможет Team Viewer. Можно также использовать и механизмы операционной системы Windows.

6. Управление задачами и эффективностью сотрудников
Работа в офисе позволяет держать ряд процессов на ручном управлении, устной постановке задач в связке с почтой. При распределенной работе эти механизмы перестают работать. Если до этого момента у вас не было средства управления задачами, самое время начать внедрение. Мы советуем FreedCampTrello или Asana. Оба инструмента имеют бесплатные планы. Приложения доступны как для компьютеров, так и для мобильных устройств. Ваша задача - написать пару простых регламентов, задающих порядок работы с задачами, переход ответственности и временные интервалы. К сожалению, эта часть сильно зависит от вашего бизнеса и процессов вашей организации и плохо поддается формализации в подходящий многим регламент. Основная трудность лежит не в инструменте и обучении владения им, а в вовлеченности сотрудников, дисциплине и ответственности.